Data Flow Diagram

   Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut.

     Dalam  tugas DFD kali ini saya menggunakan referensi DFD dari perusahaan PT. Pos Indonesia yaitu seperti berikut:

Gambar 1. DFD Pelayanan PT Pos Indonesia

Analisis Sistem Yang Berjalan

Dari hasil analisis DFD di PT POS INDONESIA, kami mendapat beberapa dokumen perusahaan tersebut. Dokumen yang kami terima adalah dokumen SOPP 1, SOPP 2, dan neraca. Nomor Loket, Kode Mitra, Produk Layanan, Jumlah Setoran, Jumlah Dan Penarikan.

a. SOPP-1 adalah formulir Laporan Harian Loket (back sheet) yang didalamnya terdapat Nomor, Nomor Resi, Nomor Pelanggan, Nama Pelanggan, Penyetoran, Penarikan,DanJumlah Cetak.

b. SOPP-2 adalah formulir Laporan Pengawasan Harian yang memuat rekapitulasi yang didalamnya terdapat pembayaran tagihan Mitra Kerja berdasarkan loketnya/outletnya yang dibuat oleh Manajer Pelayanan, Kakp Cabang dan Petugas PKK. . Dokumen tersebut berisi perjanjian antara perusahaandengan konsumen yang didalamnya terdapat :

c. SOPP-6 adalah laporan Rekapitulasi Transaksi Harian di Kantor Pos Cabang/ PKK dan loket di KPRKnya yang dibuat oleh Manajer Pelayanan dengan diberi nomor urut tahunan dengan format

d. Neraca adalah catatan dari semua transaksi ekonomi selama periode waktu tertentu, sebagai laporan arus pembayaran ( keluar dan masuk ).

Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Tata Cara Pengecekan data transaksi di bagian Supervisor SOPP sebagai berikut :

1. Petugas loket mencetak SOPP1 dan Neraca.

2. Petugas loket membuat neraca dari SOPP1

3. Petugas loket menyerahkan dokumen data transaksi SOPP1 dan Neraca ke bagian Keuangan.

4.Bagian Bendahara menyerahkan dokumen data transaksi SOPP1 dan Neraca kebagian Supervisor SOPP untuk diperiksa.

5. Supervisor SOPP mencetak dokumen data transaksi SOPP2 dari SOPP1.

6. Supervisor SOPP mencocokan data transaksi antara SOPP1,SOPP2 dan Neraca.

7. Apabila data dan jumlah transaksi sama antara dokumen SOPP1,SOPP2 dan Neraca maka Supervisor SOPP memvalidasi dengan menggunakan cap dan menyerahkannya kembali kebagian Bendahara.

8. Supervisor melakukan validasi SOPP, jika valid maka akan diteruskan ke Bagian Keuangan.  Dan jika tidak maka kembali dibuat SOPP1 oleh loket

9.  Bagian Keuangan menerima SOPP dan melakukan pencocokan ulang

10.Bagian Keuangan membuat rekapitulasi. Dan diserahkan ke KPRK

11.KPRK mengirim hasil rekap ke bendahara untuk dibuat SOPP6

Referensi:

www.posindonesia.co.id/